Que devez-vous savoir en tant que nouvel employeur?

Que devez-vous savoir en tant que nouvel employeur?

Le salaire brut, les déductions les cotisations

Connaître la distinction entre ces éléments est essentiel lorsqu’on procède à l’embauche d’employés.

 

 

Retenues à la source

Les retenues à la source (ou « déductions ») sont les sommes que l’employeur a l’obligation de retenir sur la rémunération versée aux employés. Une fois les retenues effectués, l’employé reçoit son salaire net. Il s’agit des cotisations que l’employé est tenu de payer, toutefois l’employeur est responsable de les déduire de son salaire brut et les verser à Revenu Québec et l’Agence du Revenu du Canada au moment convenu. La fréquence des versements varie en fonction de plusieurs facteurs notamment le montant des charges sociales versés et la masse salariale estimée.

Les retenues à la source sont notamment:

  • le Régime des rentes du Québec (RRQ)

  • la Prime d’assurance-emploi (AE)

  • le Régime Québécois d’assurance parentale (RQAP)

  • l’Impôt provincial par période

  • l’Impôt fédéral par période

 

Cotisations

Une autre charge s’impose à l’employeur, il est aussi tenu de payer certaines cotisations à même ses revenus. Certaines cotisations touchent les mêmes domaines que les retenues prélevées sur le salaire brut de l’employés, la seule différence est qu’il s’agit des sommes que l’employeur doit payer en tant qu’employeur. Il y a donc une participation de l’employé et de l’employeur au bénéfice des mêmes régimes. La façon dont sont déterminées les cotisations dues par l’employeur est basée sur le salaire brut et non sur le salaire net versé. Le taux de cotisation peut aussi varier en fonction de la masse salariale de l’entreprise, la nature de l’entreprise, ou les entreprises qui sont associées à l’entreprise en question.

Les cotisations à payer par l’employeur (basé sur le salaire de l’employé) sont notamment :

  • le Régime des rentes du Québec (RRQ)

  • la Prime d’assurance-emploi (AE)

  • le Régime Québécois d’assurance parentale (RQAP)

  • le Fonds de Service de Santé

 


Un exemple 

Si on prenait comme exemple un employé qui vit seul, est rémunéré aux deux semaines (26 périodes par année), qui est assujetti à l’assurance-emploi, et qui a un salaire de base de 1000.00$ par période, alors la situation serait la suivante :

 

Les déductions à la source représentent la première section et sont déduits du salaire de l’employé et le « coût à l’employeur » représente ses cotisations. Dans cet exemple, l’employeur déduit 176.41$ sur le salaire brut de l’employé (il remet à l’employé 823.59$ et non 1000$) et l’employeur doit payer, à même ses revenus, 136.30$ pour les cotisations.

Pour faire votre propre calcul avec cet outil, consulter l’hyperlien suivant: http://www.impot.net/fr/entreprises/das/


Comment être conforme légalement en tant que nouvel employeur

Créer un compte avec l’Agence de revenue du Canada et Revenu Québec

Lorsque vous devenez employeur vous êtes tenu d’ouvrir un compte auprès de Revenu Canada (ARC) et Revenu Québec pour verser les retenues des employés et effectuer vos cotisations.

Revenu Canada : ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie

Dans le cas de Revenu Canada, le compte doit être créé avant la date d’échéance du premier versement des retenues. Ce premier versement est dû au plus tard le 15 du mois suivant le mois auquel vous avez commencé à retenir les déductions (donc suivant la première paie).

Si vous avez déjà un numéro d'entreprise (NE), il faut simplement ajouter un compte de programme de retenues sur votre NE existant. Si vous n'avez pas de NE, vous devez en demander un ainsi qu'un compte de programme de retenues sur la paie et vous y inscrire avant la date d'échéance de votre premier versement.

Revenu Québec

De la même manière, tout nouvel employeur au Québec devra ouvrir un compte avec Revenu Québec. Il obtiendra donc un numéro d’identification. Votre NEQ peut être utilisé en faisant affaires avec Revenu Québec. 

Pour créer un compte, il est possible d’utiliser le service en ligne ou contacter le service à la clientèle ou remplir le formulaire LM-1.

Consulter le lien suivant pour plus d’informations: https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/retenues-et-cotisations/sinscrire-au-fichier-des-retenues-a-la-source/

 


Le bulletin de paie

 En tant qu’employeur, il est requis de remettre à chaque salarié, avec leur salaire, un bulletin de paie ou un talon de paie qui leur permettra de vérifier le calcul de leur salaire ainsi que les déductions.

Ce bulletin doit contenir les informations suivantes :

  • le nom de l’employeur;

  • le nom du salarié;

  • l’emploi occupé;

  • la période couverte par la paie;

  • le nombre d’heures payées au taux normal;

  • le nombre d’heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé, y compris le taux qui s’applique (s’il y a lieu);

  • la nature et le montant des primes, des indemnités, des allocations ou des commissions versées;

  • le salaire horaire;

  • le montant du salaire brut;

  • la nature et le montant des déductions perçues;

  • le montant du salaire net;

  • le montant des pourboires que le salarié a déclarés ou que l’employeur lui a attribués.


Pour générer un exemple: https://www.cnt.gouv.qc.ca/services-en-ligne/bulletin-de-paie/index.html?ent

Comme vous pouvez le constater, embaucher et faire croître son entreprise requiert de se conformer à plusieurs exigences. Si vous avez besoin d’assistance dans vos démarches et souhaitez en connaître davantage sur les enjeux liés à l’embauche d’employés, je vous invite à nous contacter.

De plus, nous avons récemment animé une discussion sur ce sujet avec une avocate en droit du travail, pour savoir quoi faire et quoi ne pas faire lorsque vous embauchez, je vous invite à lire cet article et visionner nos échanges ci-dessous.

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